Naučite samo jednu reč na japanskom: Kaizen-promena na bolje

Kao revizori svesni smo ogromnog impakta i zavisnosti između onoga što je pod lupom revizora i internih kontrola nekog entiteta. Interne kontrole bi trebalo da služe kao onaj fini zaštitni omotač nad poljem finansijskih podataka, koji su predmet našeg interesovanja. Taj omotač bi za funkciju trebalo da ima mogućnost da se „otvori“ i pusti relevantne i pouzdane informacije u polje finansijskog izveštavanja, potom da se zatvori i da svaki put iznova „preispita“ kakvu informaciju će da propusti u finansijski sistem.

Svako „curenje“ bilo kog tipa, usled nepravilnog rada tog finog zaštitnog omotača, predstavlja propust u njegovom radu. Mi procenjujemo kakav uticaj to može da ima na same finansijske izveštaje, uočavamo nedostatke i dajemo preporuke za bolje funkcionisanje.

Zaštitini omotač ili sistem interne kontrole sastoji se od svih mera i metoda koje se primenjuju u preduzeću u cilju obezbeđenja njegovih sredstava od rasipanja, pronevera i neefikasnosti, unapređenja i tačnosti, kao i blagovremenom pronalaženju grešaka. Za interne kontrole su zainteresovani skoro svi, od nas revizora do uprave, borda direktora, velikih kompanija, pa sve do države.

Sistem interne kontrole podrazumeva sve politike i postupke koje je usvojila uprava nekog entiteta kako bi joj pomogli u postizanju ciljeva jednog zdravog ambijenta vezanog za spreĉavanje prevare i greške, taĉnost i kompetnost raĉunovodstenih isprava i blagovremenu pripremu pouzdanih finansijskih informacija. Za internu kontrolu odgovorni su svi u organizaciji: menadžment, upravni odbor, interni revizori i svi zaposleni, ali naravno najodgovorniji je izvršni direktor.

Polje delanja je široko i nije uslovljeno mandatornim uslovima regulative. Svaka organizacija može da osmisli sopstveni sistem interne kontrole. I u tome može da bude dovoljno inovativna. Bilo da koristite svoje pisane procedure ili ISO standarde kvaliteta, onaj preovlađujući duh organizacije i filozofije koja u vašem ambijentu vlada, najdirektnije doprinosi tome da li će se ono što je napisano ili predviđeno, zaista u stvarnosti i primenjivati.

Odnosno, dizajniran sistem internih kontrola ne poseduje nikakvu vrednost, ukoliko on nije u potpunosti i operativan.

Bezgrešno funkcionisanje entiteta

Interesantna poslovna filozofija sa kojom smo imali priliku da se susretnemo a koja se sve više primenjuje i daje sjajne rezultate jeste Kaizen princip.

Kaizen princip se prvenstveno bazira na zdravom razumu, ali je i rigorozna, naučna metoda koja koristi kontrolu kvaliteta, organizacijske vrednosti i verovanja i fokusiranost zaposlenih na postizanje nultih defekta, odnosno poslovanje bez grešaka.

Dakle, fokus je na procesima i na napredovanju na dnevnom nivou. To je metoda konstantnog poboljšanja, koju sprovode svi, svakog dana, na svim nivoima jedne kompanije. Kaizen proističe iz najbolje prakse japanskog menadžmenta, a posvećen je poboljšanju produktivnosti, efikasnosti, kvalitetu i, uopšte, poslovne izvrsnosti.

Danas se ova metoda širom sveta prepoznaje kao bitan stub dugoročne konkurentne politike svake uspešne kompanije.

Jedna od najznačajnijih karakteristika ove metode je da veliki rezultati proističu iz mnogo malih promena koje se akumulišu tokom vremena. Međutim, ne treba shvatiti da Kaizen znači male promene. Kaizen znači da su svi uključeni u proces poboljšanja rada i kvaliteta jedne kompanije, što donekle i jeste analogno samom radu i funkcionisanju sistemu internih kontrola. Naravno, najveći uticaj imaju Kaizen promene koje sprovodi viši menadžment kao transformacione promene, koji znaju da je u fokusu svega: znanje.

Tehnika 5S predstavlja suštinski koncept ove metode sa ciljem poboljšanja efikasnosti i produktivnosti, obezbeđujući zaposlenima prijatan organizacioni i poslovni ambijent. Suštinski, ovom tehnikom se sprovodi ono što je veoma važno, a to je da poslovni prostor bude čist i uređen, da se sve sortira ponovo, tako da bude pregledno, urednije. Zatim, tehnika podrazumeva da se izbaci višak i skloni sve što odvlači pažnju, pa i da se pravila standardizuju i da se uspešno implementira samodisciplina. Svaki od ovih koraka počinje na slovo „s“ na japanskom jeziku, pa otuda i naziv 5S.

Kaizen princip ima veliki doprinos poboljšanju tog odnosa, zato što su uz njenu pomoć postignuća jedne kompanije rezultat zajedničkog napora svakog zaposlenog. Kompanije koje žele da imaju vodeću poziciju na tržištu stalno rade na poboljšanju svog proizvoda ili usluge, smanjenju troškova i, što je možda najvažnije, motivaciji svih kadrova kako bi pružili svoj maksimum.

Takođe, kompanije koje ne ulažu u istraživanje i razvoj nestaju sa tržišta. U tom smislu, Kaizen metoda pomaže da se jasnije shvati da možda način koji se koristi pri obavljanju posla nije najefikasniji način koji postoji. Kao revizori, iskustveno znamo da su baš u ovome sakriveni razlozi zašto ne funkcionišu interne kontrole, koje su inicijalno perfektno dizajnirane i proceduralno složene.

U našoj zemlji već uveliko se implementirao ovaj princip. U nastavku pogledajte jedan primer uspešne kompanije:

Više od unapređivanja rada vaših internih kontrola predstavlja ovaj princip. On jednostavno podrazumeva poslovnu filozofiju koja se odnosi na konstantnu težnju za unapređenjem.

Ružica Majkić

Direktor, Ovlašćeni revizor